Agenda Burnup

A agenda burn-up ajuda com o gerenciamento de tempo e escopo de um workshop. Ter a agenda visível para todos constrói a confiança na gestão do tempo e no progresso das atividades como um todo. É uma ferramenta simples e eficaz para planejar e facilitar o workshop.

Agendas burn-up surgiram em intensos workshops de brainstorming , como Inceptions e sessões de ideação. Mesmo que esses workshops realizem brainstorming de ampla discussão, normalmente eles têm um limite de tempo e devem cobrir vários tópicos e atividades, para conseguir o resultado desejado.

burnup-agenda1
agenda at 8:00 am
burnup-agenda2
agenda at 9:20 am
burnup-agenda3
agenda at 10:50 am
burnup-agenda4
agenda at noon

A sequência de fotos mostra um exemplo de agenda burn-up em momentos diferentes. Começando às 8:00 am, quando a agenda foi criada, com instantâneos às 9:20 am, às 10:50 am e ao meio-dia, quando o workshop terminou.

Os eixos da agenda

O eixo vertical é a quantidade de tópicos ou atividades a serem realizadas, e é medido em unidades personalizadas para a agenda específica do workshop. O eixo horizontal representa o tempo, normalmente medido em horas ou dias.

burnup-axis
agenda axis

 

Os tópicos da agenda

Os tópicos e atividades a serem realizadas devem ser agrupados de forma que suas durações sejam semelhantes. Por exemplo, se sua agenda tem cinco tópicos, e você espera que os tópicos 1 e 2 levem meia hora cada e os tópicos 3 e 4 levem uma hora cada e tópico 5 leva duas horas, então você deve considerar ter os tópicos agrupados no seguinte forma:

  • Tópico 1&2
  • Tópico 3
  • Tópico 4
  • Tópico 5.1
  • Tópico 5.2

Note que, dessa forma, cada agrupamento tem uma expectativa de duração semelhante. Outro aspecto importante é que os tópicos sigam uma ordem cronológica: primeiro vamos cobrir isso, depois vamos cobrir aquilo e assim por diante. A sequência dos tópicos e atividade deve ser claramente definida.

Outro aspecto importante é que os tópicos sigam uma ordem cronológica. Assim como uma agenda de reuniões claras: primeiro vamos cobrir isso, segundo nós cobriremos isso, e assim por diante. A sequência dos tópicos deve ser clara.

Os intervalos de tempo

Os intervalos de tempo no eixo horizontal devem ser simétricos, começando no início do workshop, e terminando no final esperado do workshop. Nos exemplos de agenda burn-up das figuras anteriores, tal intervalo é de meia hora. A unidade dos intervalos de tempo (minutos, horas ou dias) deve estar relacionada com a duração esperada para os tópicos e suas atividades.

Considere que você está construindo uma agenda para um workshop de cinco dias com 10 tópicos. Usar intervalos de tempo com base em horas seria muito pequeno; nesse caso, intervalos de um ou meio dia seriam mais apropriados.

A linha de escopo

Uma informação importante da agenda burn-up é a linha de escopo, a linha horizontal acima do último tópico planejado. Essa linha define claramente se e quando novos tópicos foram adicionados ou removidos durante o workshop. Ela também permite que você visualize a interseção desta linha horizontal para a linha vertical, que representa o fim do workshop.

Tudo em discussão deve ser um tópico. Se novos temas surgem, eles devem ser adicionados à lista de tópicos e à linha de escopo deve ser ajustada. Dessa forma, a nova linha permite identificar facilmente quando os tópicos estão sendo adicionados, o que afetará o tempo de conclusão do workshop. O ato de adicionar um novo tópico é um sinal importante de que o tempo restante do workshop deve ser repensado. A linha de escopo também rastreia onde temas estão sendo removidos para cumprir um prazo fixo. Novamente, é importante entender como a remoção de um tópico da agenda vai afetar os outros tópicos, e é algo que precisa e deve ser claramente discutido com todos.

O ritmo do workshop

A vantagem da agenda burn-usp é a visão compartilhada do que deve ser alcançado. E isto fica claramente visível traçando uma linha horizontal de escopo e uma linha vertical de fim do workshop. A interseção dessas linhas representa o resultado esperado.

the target and the meeting pace
the target and the meeting pace

Ao desenhar uma linha diagonal a partir do ponto de partida (o ponto onde os eixos se encontram) para o resultado esperado, você tem uma indicação clara do ritmo do workshop. Na figura, este ritmo está representado como a linha diagonal (planejado).

 

Verificando o progresso

De tempos em tempos você deve verificar a quantidade de tópicos abordados e a quantidade total de tópicos planejados. A distância entre as linhas horizontais marcando o tópico atualmente em discussão e o último a ser discutido é a indicação da quantidade de tópicos restantes.

checking progress

checking progress

Quando as duas linhas se encontram, a agenda planejada estará completa. A distância entre essas linhas é uma medida poderosa de quão perto você está de completar a agenda planejada.

Verificar regularmente o progresso é uma parte importante da gestão do tempo. Há dois movimentos básicos para os post-its, e ambos são movimentos horizontais: (1) o tempo mudou; o post-it com uma grande seta que representa a hora atual deve ser movido para a direita até a posição que representa a hora atual, e (2) a discussão sobre um tópico da agenda terminou; o respectivo post-it deve ser movido para a direita para a hora atual.

Este mecanismo de movimento dos post-it permite identificar de imediato, um desvio na duração esperada para os tópicos da agenda. Assim que constatado, este problema deve ser discutidos e ações corretivas devem ser tomadas ainda em um estágio inicial, e não quando é tarde demais.

Fazendo escolhas

Considere o instantâneo da agenda burn-up representado na próxima imagem. São 10:00 horas, o meio do workshop, e apenas quatro de dez tópicos foram discutidos. O burn-up deixa isso muito claro.

making choices
making choices

Desenhe uma linha a partir do ponto de partida (o ponto onde os eixos se encontram) até último tema abordado, e, em seguida, estenda-a até alcançar a linha de fim do workshop. Esta a linha representa o ritmo real. A partir dela, o planejamento da agenda é questionado. O que fazer agora? Aceitar o ritmo atual e reduzir o escopo (remover tópicos do workshop)? Adicionar mais tempo ao workshop? Ou acelerar o ritmo para os próximos tópicos?

Conclusão

Ter a agenda burn-up visível para todos gera comprometimento e confiança na gestão do tempo e no progresso da reunião ou do workshop como um todo. Ainda simples, é uma ferramenta eficaz para ajudar a planejar e facilitar reuniões importantes.