[Sequenciador] Como Ordenar e Priorizar

Você tem uma lista de coisas a fazer, mas não sabe por onde começar? Que tal colorir e marcar cada item para te ajudar a ordenar e priorizar o que é mais impactante?

O sequenciador é uma ferramenta visual, de fácil entendimento e bastante eficaz para que as pessoas compreendam, organizem e priorizem melhor os seus itens de trabalho.

Material necessário: Post-it, caneta e cartões coloridos (verde, amarelo e vermelho).

>> Baixe o sequenciador em PDF (pronto para imprimir — folha A4)

Confira o passo a passo do sequenciador:

  1. Escreva cada item de trabalho em um post-it
  2. Identifique o nível de confiança: O QUE versus COMO
  3. Converse sobre valor e esforço relativo
  4. Coloque em ordem

Escreva cada item de trabalho em um post-it

O post-it é a ferramenta mais simples e mais efetiva para organizar ideias. Então, abandone a sua lista atual e anote cada item de trabalho em um post-it.,

itens em post-it

Identifique o nível de confiança: O QUE versus COMO

“Eu sei exatamente o que quero desse item e sei exatamente como fazê-lo.”

É lindo quando isso acontece! Entretanto, nem sempre é assim. Por isso, você precisa verificar, para cada item, qual o nível de confiança sobre ele. O seguinte gráfico te ajuda com isso.

Faça as seguintes perguntas para cada item de trabalho:

  • Eixo X: Quão confiante você está sobre COMO fazer esse item?
  • Eixo Y: Quão confiante você está sobre O QUE quer desse item?

No eixo X: Você já fez isso antes? Você sabe como fazê-lo? A resposta “sim” indica alto nível de confiança sobre COMO fazer. “Mais ou menos”, “talvez” ou “acho que sim” indica nível médio; enquanto que “não” indica nível baixo.

No eixo Y: Você sabe definir o resultado deste item? Você sabe O QUE quer desse item? A resposta “sim” indica um alto nível de confiança sobre O QUE fazer; “mais ou menos”, “talvez” ou “acho que sim” indica nível médio; enquanto que “não” indica nível baixo.

Cole cada post-it em um cartão de índice, os quais são verde, amarelo ou vermelho, identificando respectivamente níveis de confiança alto, médio ou baixo, conforme demonstrado no gráfico O QUE versus COMO.

O cartão vermelho com um X identifica um item om nível de confiança baixíssimo. Evite-o a todo custo. Tente esclarecê-lo antes de começar a trabalhar, ou seja, somente leve adiante itens  colados em cartões verde, amarelo ou vermelho.

Converse sobre valor e esforço relativo

Cada item requer trabalho e gera valor quando pronto. Você precisa conversar sobre a relação entre esforço e valor para cada um dos itens isoladamente, mas também precisa compará-los.

A seguinte tabela te ajuda com essa conversa e fornece marcações de valor e esforço relativo para os itens.

Escolha um item de trabalho e faça as seguintes perguntas:

  • Quanto trabalho (esforço) para fazer esse item? Marque E, EE ou EEE, indicando baixo, médio ou alto.
  • Quanto valor para o negócio vamos gerar com esse item de trabalho? Marque $, $$ ou $$$, indicando baixo, médio ou alto.
  • Quanto os usuários vão amar esse item de trabalho? Marque com um, dois ou três corações, indicando baixo, médio ou alto.

Escolha outro item e repita as perguntas, mas, agora, pense de forma relativa, comparando esforço e valor entre os itens listados. Caso algum item tenha marcações com mais de três unidades, quebre-o em itens menores, de forma a caber na escala de uma a três unidades.

Repita até terminar de marcar todos itens listados. Ao final, cada cartão terá marcações de esforço, de valor para o usuário e de valor de negócio. Por exemplo, a figura abaixo mostra seis itens de trabalho, coloridos conforme o nível de confiança e com suas marcações de esforço e valor.

itens em post-it, mas agora com cores e marcações

Coloque em ordem

A partir dos passos 1, 2, e 3, você tem um conjunto de itens com cores e marcações, indicando o nível de confiança, esforço, valor para o usuário e valor para o negócio.

Agora, chegou a hora de você mostrar a ordem mais adequada para executar esses itens de trabalho. Para isso, use o template e as regras do sequenciador.

Template do sequenciador

Imagine uma sequência de ondas, uma onda depois de outra, e as ondas são, aproximadamente, do mesmo tamanho. Essas ondas estão numeradas: 1, 2, 3 e assim por diante. Esse é o template do sequenciador.

O intuito é executar o que é mais impactante o mais cedo possível, logo nas primeiras ondas. E seguir trabalhando nos itens de trabalho do sequenciador, de onda em onda.

exemplo de resultado: itens ordenados e priorizados!

Para ajudar a decidir o que colocar em qual onda e normalizar o tamanho das ondas, siga as regras do sequenciador.

As regras do sequenciador

Essas são as seis regras para adicionar cartões às ondas. Tais regras foram definidas depois de aplicar esta forma de organização e priorização de itens de trabalho inúmeras vezes.

  • Regra 1: Uma onda pode conter, no máximo, três cartões.
  • Regra 2: Uma onda não pode conter mais de um cartão vermelho.
  • Regra 3: Uma onda não pode conter três cartões amarelos e vermelhos.
  • Regra 4: A soma de esforço dos cartões não pode ultrapassar cinco Es.
  • Regra 5: A soma de valor dos cartões de uma onda não pode ser menos de quatro $s e quatro corações.
  • Regra 6: Se um cartão depende de outro cartão, esse outro deve estar em alguma onda anterior.

A regra 1 limita o número de itens que estão sendo trabalhados ao mesmo tempo. Isso evita o acúmulo de itens parcialmente completos, aumentando o foco para os poucos itens priorizados por onda. As regras 2, 3 e 4 evitam um período de trabalho desequilibrado, com muita incerteza ou muito esforço. A regra 5 garante o foco constante na entrega de alto valor para o negócio e para os usuários. A regra 6 evita problemas de dependência entre itens.

Use e abuse!

Dê mais vida a sua lista de coisas a fazer! Use o sequenciador para visualizar sua lista com marcações, prioridades relativas e a ordem a seguir. Este material vem sendo usado em domínios variados. Faça bom proveito e compartilhe: www.caroli.org/sequenciador

 

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