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Eu sou o Paulo Caroli e este é o Podcast Mínimo Viável, onde compartilho conhecimento sobre as novas relações de trabalho e, assim, contribuo para a transformação de um mundo melhor.

Facilitadora Duda Chaieb lê a pergunta recebida: “Será que as pessoas/clientes conseguem reconhecer o ser ágil?”

JP Coutinho: Eu acho que a gente tem um case disso, não é Paola?

Paola Jagher: Ai meu Deus que responsabilidade e, ao mesmo, que alegria né JP e Vlad. A gente quando viu essa pergunta aqui no chat, também, meu coração aqui pulou, porque a gente tem algo acho que recente para compartilhar dessa construção que a gente fez, com relação ao programa de estágio, que nós acabamos de lançar, junto com o time de projetos que foi sensacional nessa construção.

E pensando nessa pergunta né, em como que a gente transforma as nossas ações em resultados efetivos para o negócio, para os clientes de fato, eu acho que o programa de estágio acaba sendo sim um bom exemplo. Então, eu acho que essa construção ela partiu lá do que a gente queria, do resultado esperado né, então, o que era o resultado e a gente construiu de forma colaborativa, chamamos pessoas de times diferentes, de áreas, de interfaces diferentes, de perspectivas diferentes para a construção dessa jornada.

Considerando as três personas talvez principais dessa jornada, né JP e Vlad, então a gente foi olhar como é que essa jornada era vista pelo RH, que processualizava o programa ou que cuidava do programa né, que era o guardião ali das etapas do programa de estágio desde o início, até o que a gente entende como o ciclo de vida do programa, depois a própria liderança né, os gestores, as gestoras que de fato contratam e recebem estagiários nos times e o principal usuário aqui né: os nossos stags (estagiários).

Então, eu acho que a gente tinha lá um super desafio de transformar um programa que já estava obsoleto, que já tinha terminado uma data de validade na organização né, que era muito importante e estratégico, porque a gente sempre entendeu o programa de estágio aqui na Volvo como um pipeline, como um pool de talentos pro futuro, estratégico para os novos negócios, para o negócio ser sustentável no futuro e aí o ágil veio para nos ajudar, para nos ensinar e para conduzir essa jornada de uma forma mais leve, mais simples, mais assertiva.

E, com certeza agora, com o resultado que a gente teve do lançamento, correspondendo bem aderente à expectativa que existia lá no início né. Então, essa jornada acho que trouxe muitos aprendizados não só primeiro para a construção desse mindset do que a gente queria, acho que a Alejandra trouxe bem do ser ágil antes de utilizar ferramentas, antes de seguir em uma jornada e aí, a grande surpresa que nós tivemos, acho que o time que participou pode confirmar isso também de que foi muito legal ver as pessoas já utilizando isso, já internalizando essa forma de fazer, de pensar no seu dia a dia né.

A gente tem se surpreendido aqui no time, como a gente incorporou isso na nossa forma de pensar, de olhar os problemas, de pensar em soluções de uma forma diferente agora.

JP Coutinho: Eu acho que é muito legal também, né Paola, é primeiro: o RH construindo de um jeito diferente, que é, ao invés de entregar um programa de estágio pronto, modulado, com desenvolvimento, com as fases de seleção, não. Vamos ouvir todo mundo que está nesse processo, como você disse, e entender quais são as dores. Vamos trabalhar pequenininho para ir sanando essas dores, que foi a forma como nós trabalhamos.

Fomos fazendo pequenas entregas, né Paola, para a organização naquele momento. Então, primeiro, vamos entregar esse pedacinho, depois vamos entregar esse e, agora, a gente fez uma fase que é um marco, que é a entrega de toda a parte de atração e seleção dos stags (estagiários) e, agora, a gente vai para a próxima etapa que é o desenvolvimento, é um jeito diferente de fazer, porque o jeito tradicional é vamos entregar tudo pronto, até o offboarding.

Não, isso a gente vai pensar depois, a gente vai caminhando, um passo de cada vez né, evoluindo, eu acho que isso é bem importante e é muito legal que a gente ouve das pessoas que participaram do projeto, os stags (estagiários), os líderes de outras áreas, o quanto os colaboradores das outras áreas viram algo diferente no programa, perceberam que foi feito de um jeito diferente. E é exatamente isso, será que as pessoas conseguem reconhecer o ser ágil? Eu imagino que as pessoas estejam vendo esse time de projeto e mesmo o RH, porque somos todos RH, de um jeito diferente, né Vlad?

Vladson Freire: Exatamente, eu acho que aqui a gente tem alguns exemplos que a gente pode citar, porque tudo que a gente falou, conectando com a resposta bem direta para a Eliane é: se o cliente não está reconhecendo essa entrega, essa questão do ser ágil, significa que a gente não aprendeu o suficiente ainda do problema dele e aí eu trago aqui o que a gente viveu junto ali do seguinte: o fato de, às vezes, a gente ter uma certeza muito grande de que algo vai resolver a dor desse cliente, mas, ao mesmo tempo, não ficar muito tempo com essa certeza na mão e ir validar rápido nos trouxe aprendizado. E aí não traz frustração.

O grande ponto disso é como que a gente vai fazer com que as entregas que a gente faz elas sejam reconhecidas porque, de fato, estão resolvendo o problema de alguém? Então, encurtar esse caminho, estar aberto a esse feedback, a colocar na mão e ouvir, no sentido muito de como eu aprendo, de como essas minhas entregas são hipóteses, e aí esse cliente começa a entender do tipo olha que legal, o pessoal me ouve, que entrega boa, porque resolve o meu problema.

Ao mesmo tempo, tudo que vocês trouxeram do quanto o RH ao se abrir, também, dar conhecimento para os clientes de um pouco das dores que o RH passa, traz empatia para todo mundo que está dentro do processo. Então, eu acho que vai muito disso, desse encurtar e aprender que a gente está no caminho.

Paola Jahger: É incrível a tua fala Vlad, porque parece simples, mas na prática, como a gente está num modelo onde o RH acha que tem as respostas e ele deveria ter as respostas né, a gente faz uma escuta que não é uma escuta adequada ou suficiente, a gente até acha que escuta e tal e eu acho que essa experiência em rodar uma transformação no programa de estágio, dentro de um mindset ágil, de uma metodologia ágil, nos colocou nesse lugar de vamos ouvir melhor, vamos perguntar mais, vamos perguntar mais vezes ao longo da jornada e não fazer uma pergunta e aí passa 6 meses, 8 meses, não sei quanto tempo.

Não, a gente vai perguntando sempre, a gente vai perguntando a cada etapa, a gente vai é coisa da cafeteira né, que a gente diz e ficou emblemático no nosso time, a gente diz eu quero tomar um cafezinho, mas eu posso tomar café de diferentes formas. Qual é a forma que o meu cliente quer tomar café? É um cafezinho passado, é uma cafeteira de cápsula, é um café gourmet ou não, é um cafezinho expresso?

Então, acho que a gente fazer essa escuta de uma forma ativa e focada dentro de um conceito de você fazendo entregas mais rápidas e menores, fez a diferença. Acho que o resultado que a gente encontrou e os feedbacks que a gente está recebendo agora mostram isso.

JP Coutinho: Então, sim, as pessoas conseguem reconhecer quando a gente está sendo ágil.

 

Facilitadora Duda Chaieb lê a pergunta recebida: “JP, você falou de usar o conceito de MVP em RH. Tem algum exemplo, algum case”?

JP Coutinho: Eu acho que sim. Quando a gente está falando, por exemplo, eu participei de um projeto de gestão de performance há pouco tempo e aí nesse processo a gente foi, porque, quando a gente pensa em gestão de performance nas organizações, a primeira coisa que as pessoas querem mudar é o sistema, vamos trocar o sistema de avaliação de desempenho. Elas não percebem que, muitas vezes, o processo de avaliação de desempenho talvez não esteja bacana ou, talvez não esteja aderente com a necessidade daquele primeiro momento da organização.

Então, eu atuei nesse projeto e é, primeiro, a gente conseguir levar o time para um olhar de quais são as hipóteses que a gente tem sobre isso? Quais são as premissas? Que resultado a gente espera para conseguir desenhar esse processo, quebrar a entrega desse processo em pequenas fatias? Então, primeiro a gente testa, prototipa aquela fatia, aquele pedacinho do processo.

Deu tudo certo? A gente vai pro outro, porque, muitas das vezes, o que as pessoas fazem e eu percebo é troca o sistema, mas coloca o mesmo processo problemático dentro daquele sistema. Quando a gente está trabalhando e olhando para o MVP, a gente está trazendo usuário para ele dizer para nós assim: dentro disso que nós estamos fazendo, o que é valioso, o que é usável, o que é factível da gente fazer e como é que a gente pode evoluir isso?

Então, eu tenho alguns cases de gestão de performance, eu acho que a Paola trouxe esse do programa de estágios, que a gente também foi fatiando fininho, entregando MVPs ao invés de entregar grandão, programas de treinamento, ao invés da gente construir um treinamento gigantesco, super modular, não, vamos fazendo etapas por etapas, experimentando, colhendo feedback e ajustando a rota, melhorando a rota.

Acho que têm vários cases de utilização no RH, do RH usando esse conceito de MVP, vai fazendo pequeno, vai experimentando, então, eu tenho um cliente, por exemplo, que estava implementando um novo benefício que era um vale-alimentação, que eles não tinham, eles só tinham o vale-refeição. Mas será que faz sentido a gente já ir pra um cartão ou a gente pode fazer de um jeito diferente? É uma empresa pequena, não é uma empresa gigantesca, é uma empresa familiar, então, será que não é um momento, num primeiro passo, de fazer uma parceria com alguém local pra depois chegar num cartão, digital?

Porque, talvez, para aquele time ali dessa empresa familiar, que é uma empresa de agricultura, para os colaboradores talvez não faz sentido ter um cartão, ele prefere comprar no mercadinho ali da cidade, que é uma cidadezinha pequena também. Então, acho que existem várias formas da gente pensar ao invés de querer entregar grandão, entregando pequeno e ouvindo as pessoas, isso aqui está bom para você? É isso? Estamos no caminho certo ou não?

Ana Cláudia Mendonça: Eu queria dar um exemplo, assim, de uma experiência que eu vivi lá no RH do TSE e é bom que temos aí uma colega também do People Analytics né, e isso é um grande desafio para o RH essa questão dos dados né e, principalmente, dar visibilidade desses dados para os clientes, porque os dados do RH ficam muito para o RH e a gente nem usa tanto os dados que a gente tem e muitos são da força de trabalho daquele cliente, da outra unidade.

Aí, nessa coisa de fazer um MVP e começar pequeno, a gente não tinha essa expertise do People Analytics, ainda não temos né, estamos construindo isso, mas a gente tinha pessoas muito boas em Excel né e eu lembro que a gente começou assim: puxa, a gente tem tantos dados dos clientes, da força de trabalho das outras áreas, que seriam tão importantes para eles, aí a pergunta, porque daí o RH achando que é importante né, mas será que seria importante ter dados sobre a sua força de trabalho, enfim?

A gente fez um pool de todos os dados que a gente tinha, da força de trabalho das pessoas lá do Tribunal, e a gente fez uma roda com alguns gestores para ver com eles se aqueles dados eram importantes para eles, se eles achavam que aqueles dados eram importantes e eles sim, eles elencaram quais dados eram importantes para eles, para fazer a força de trabalho deles andarem, pra eles gerenciarem né, pra eles ter noção de como é a força, como é que a força se motiva e tal.

Então, eles selecionaram os dados que eram importantes para eles e, baseado naqueles dados, a gente foi começando a trazer esses dados no Excel, inicialmente estático, mas logo depois chegou um colega na equipe que sabia muito de B.I. e a gente foi validando com ele, a gente foi escrevendo história de usuário, a gente foi perguntando se você tivesse esse dado, como você usaria? Bom, eu usaria nisso aqui. Então, a gente foi fazendo, foi muito legal gente, foi uma experiência tão fantástica, porque a gente começou tão do nada, assim sabe, e aí toda a rodada a gente ia validando com eles e eles foram refinando, refinando, até ter um pool com os dados que eles achavam importantes.

Aí, chegou um colega da equipe que sabia muito de B.I. e ele transformou isso num B.I. e os gestores têm acesso a esse B.I., que está ligado aos nossos sistemas de RH e a gente está caminhando aí né para fazer uma área de People Analytics, de trabalhar com grupos de inteligência artificial para a gente poder trazer essas coisas, mas o que é importante, o que eu queria dizer é isso: comece pequeno, mas comece.

Não adianta ai quando eu tiver né, quando eu tiver isso, quando eu tiver aquilo, não. Comece pequeno e vá sentindo a dor, vá sentindo o que faz sentido, vá descartando sem apego, sem paixões aquilo que não faz sentido. O RH adora ter paixões né, adora dizer qual é o remédio pro outro, mas não toma, mas adora dizer. Então, a gente tem que abrir mão das nossas paixões e, realmente, abrir a escuta para o que o cliente acha importante.

Tinham dados que a gente achava que era maravilhoso, mas os clientes não acharam e tá tudo bem né, enfim, é isso gente que eu gostaria de contribuir e vou passar para a Sabrina.

Sabrina Vasconcellos: Acho que só para complementar aí né, eu entendo que é muito importante trabalhar mesmo nesse ponto de MVP, inclusive nesse momento de olhar os dados né. Entender uma descrição ali de onde eu estou, de onde eu quero chegar né e pensando muito qual que é o meu problema, o que eu quero resolver, para que eu quero resolver e como eu vou resolver e isso se conecta muito com olhar os dados e amadurecer cada etapa.

Indo nesse caminho que você trouxe muito bem, Ana, de onde eu tô, de onde eu quero chegar para trazer essa evidência, para trazer ali muito claro para todos, de forma muito transparente, de qual o valor que eu tô gerando e ir devagar. Colaborando aqui, acredito que um dos maiores erros aí do mercado é a gente ter essa ansiedade e atropelar algumas etapas, não ter uma visão diagnóstica e já partir para uma predição, poxa, mas eu nem sei o que eu vou predizer se tudo está acontecendo agora, nesse momento que eu estou, nesse local que estou. Então, eu entrei mesmo assim mais para contribuir aí.

Marcela Azevedo: Pessoal, só para compartilhar um case que todo mundo, todo o RH, posso dizer que fez um MVP há dois anos atrás. Como assim Marcela? As empresas estavam, todo mundo pegava o seu ônibus e ia pro presencial, de repente, coloca-se na televisão não pode mais ir no presencial. As empresas tiveram que orientar, desenvolver projetos pilotos para iniciar o trabalho de home office, para colocar as pessoas trabalhando de home office.

Então, umas contrataram o Google Drive, outras Microsoft para que as pessoas tivessem condições. É o Mínimo Viável para as pessoas trabalharem de home office. Depois, começaram benefícios flexíveis pro home office, depois cadeiras, teclados e telas para home office e, até hoje, isso está sendo aperfeiçoado. Se o RH de todas as empresas tivessem parado e falado meu Deus, eu tenho que estruturar um projeto primeiro, meu Deus, eu tenho que fazer um plano de ação primeiro pra depois complementar o home office, a gente não teria implementado.

Esse é um exemplo pra mostrar que o MVP não é um bicho de sete cabeças, é você desenvolver um projeto, ver os resultados, colher os dados desse projeto piloto, nesse projeto piloto aí você vai aperfeiçoando para construir um projeto de longo prazo ou seja, se você errou, você vai errar rápido para, no final, entregar um grande resultado.

 

Facilitadora Duda Chaieb lê a pergunta recebida: “Qual a melhor forma de compartilhar as entregas do time? Por vezes, tenho a sensação que não é dada a devida visibilidade”

Paulo Caroli: Eu vi a gente falando muito de Kanban para dar visibilidade, eu gosto muito de Kanban para dar visibilidade, realmente, fica visível para todo mundo né em que etapa está aquele item de trabalho. No caso de RH, muitas vezes, é o nome da pessoa do recrutamento, mas também tem uma outra metodologia muito útil que é o Scrum. É muito clara, você trabalha em Sprints, Sprint semanal, no início da semana todo mundo se junta e tá o que a gente vai fazer nessa semana e, no final da semana, você tem uma reunião que a gente chama de review, a revisão da semana, onde você fala o que você e o grupo alcançaram naquela semana.

Esse é um momento bom, onde você pode convidar pessoas fora desse time para demonstrar o que foi feito. Quando você tem uma organização com vários times trabalhando com Sprints, por exemplo, semanais, é comum que nas reviews de um time venham pessoas de outro time e, assim, a empresa, a organização fique informada do que está acontecendo em vários times, mesmo sem você estar vendo o Kanban de todos os times.

Então, fica aí uma dica de usar as reuniões de review de cada time como uma forma de compartilhar a entrega das equipes.

Vladson Freire: Indo nessa parte, Ana, conectando aqui com a review que o Paulo trouxe, lá no RH do Sicredi, quando a gente estava mais forte e eles ainda mantém essa prática, a gente criou um momento da semana não só para compartilhar o que os times estavam entregando. Então, a gente fazia uma arena ali, o pessoal compartilhava e isso permitia que a gente tivesse troca, às vezes, um time com o outro, é bacana e a gente acabava usando essa momento de compartilhamento para trazer e compartilhar aprendizados.

O que também é um momento bacana de você coletar não só feedbacks do que você estava entregando, mas, também, ensinar as outras pessoas sobre o que você aprendeu entre uma interação e outra. Eu acho que essa é uma forma bem bacana da gente conseguir fazer a organização entrar num fluxo de aprender, porque acaba sendo a cada momento em que a gente estimula a pessoa a dar feedback para outra, o que ela está olhando, o que ela acha melhor, trazer os clientes para dentro de casa, para o pessoal já olhar ali.

E tem o case muito bacana da Volvo né, que a gente criou um material e mandou lá no pessoal, ele olhou e falou: cara, não, eu acho que tá falando isso, tem isso demais que não faz sentido e era um prototipozinho que era uma entrega pensada. Eu acho que isso tudo é legal.

Ana Cláudia Mendonça: E quando eu penso assim time, e usando aí essas questões que vocês trouxeram, Kanban, Scrum, enfim, eu penso numa das condições que eu acho muito importante assim pra gente fazer, eu faço isso no meu time e acho que é importante, é a questão do alinhamento.

Eu acho que a questão do alinhamento é muito importante para a visibilidade das questões também, porque quando um time está alinhado, ele está entendendo o que está sendo feito e para onde está indo o time. Porque um time que está assim, ah eu estou sabendo mais ou menos, eu sei aqui o meu pedaço, estou olhando para o meu, mas não estou dentro do contexto, ele não consegue dar a visibilidade e ele não consegue também perceber o todo.

Então, eu acho que o alinhamento dentro da equipe, dentro do próprio time, tentar fazer esse alinhamento aí, seja né no planejamento, seja em todas as etapas que a gente está falando, mas as pessoas irem né e terem claro com as suas autonomias, com todos os seus recursos, saberem o que elas têm que fazer né, eu acho que a autorresponsabilidade está lógico nisso, eu acho que é uma coisa muito interessante.

Porque quando a gente faz essas reuniões de alinhamento né, elas são reuniões que dão visibilidade para onde o negócio está indo e onde que a gente está dentro desse negócio. Então, eu acho que entender onde você está dentro desse negócio é importante né, eu acho que eu queria contribuir assim.

Paulo Caroli: Eu concordo muito. Faz até uma Lean Inception, de tempo em tempo, para ter noção da visão grande né. Faz a Lean Inception, pensa grande, mas começa pequeno com o MVP, que nem os exemplos que os colegas relataram aí. Muito bom gente esse bate-papo.

 

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Notas do episódio:

Novidade: Livro Repensando o RH: Ágil, Diverso e Exponencial, de JP Coutinho

Novidade: Treinamento Rethinking HR

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