Un proyecto ágil es impulsado por entregas rápidas y frecuentes; un indicador importante que refleja la buena ejecución de un proyecto se centra en la entrega de valor alineada a los objetivos del negocio y a las necesidades de los usuarios. Por este motivo (y otros adicionales) los proyectos ágiles conciben la entrega de software de forma incremental a partir de un MVP (minimum viable product).

El producto mínimo viable constituye la versión funcional más simple de un producto que puede ser entregada y puesta en producción, siendo capaz de satisfacer las necesidades fundamentales del cliente a diferencia del esquema tradicional de desarrollo de productos en la cual se definen periodos extensos de prototipado, ejecución y análisis los cuales generalmente terminan en inversiones innecesarias de recursos. Consecuentemente, uno de los objetivos del MVP es la validación mínima de los requerimientos de un producto, concentrándose en características mucho menos elaboradas que en una versión final, pero suficientes para validar que la dirección que se ha tomado es la correcta.

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Para arrancar un proyecto ágil es fundamental tener una visión común de los objetivos del negocio y de los usuarios. Dentro de este contexto, buscamos definir y tener claridad de los componentes esenciales del MVP con el fin de generar un plan para la continuidad del proyecto

Sin embargo, algunas interrogantes surgen en esta fase: ¿cómo llegar a ese entendimiento común del MVP en el proyecto lo más temprano posible? ¿Cómo asegurar que el equipo tenga claridad total de esa visión compartida, la dirección, las prioridades y la planificación desde el arranque del proyecto?

El taller de incepción 

En una semana de trabajo colaborativo entenderemos los objetivos del producto, identificaremos los usuarios principales y también las funcionalidades esenciales del producto de tal manera que el proyecto pueda ser estimado. Adicionalmente, también definiremos una estrategia de liberación gradual de los MVP.

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Para alcanzar lo anterior, utilizaremos un conjunto diverso de actividades de colaboración con el fin de:

  • Describir la visión del producto.
  • Dar prioridad a los objetivos del negocio.
  • Describir los usuarios, sus perfiles y necesidades que impulsan la funcionalidad del producto.
  • Comprender el alcance funcional de alto nivel.
  • Tener un entendimiento detallado de las percepciones de riesgo, esfuerzo y valor de negocio por áreas funcionales.
  • Establecer una secuencia estructurada e incremental, que permita visualizar claramente los pasos para alcanzar el MVP.
  • Calcular los costos y especificar las fechas y tiempos de entrega.

El cuarto de guerra  (the war room)

El “cuarto de guerra” es el espacio donde llevaremos a cabo este taller; para lograr lo esperado este espacio debe brindar comodidad a todos los participantes y proporcionará el ambiente para las actividades de colaboración; debe estar separado del entorno diario para evitar salidas súbitas de las personas y movimientos innecesarios que puedan llevar a una pérdida de tiempo y concentración. Adicionalmente, debe ser un espacio único asignado durante los cinco días de tal manera que la información generada permanezca en un solo lugar. En otras palabras, es un espacio que brindará a las personas las facilidades para tener un enfoque total en el taller.

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La generación de contenido debe emerger de todos los participantes; para ello, las ideas y la información que cada persona tenga en mente deberán ser escritas a mano (utilizando tarjetas, port-its, rotafolios, etc.) y ser colocadas en las mesas y paredes dispuestas para ese fin de tal manera que sea visible para todos quienes participan del taller.

Para este taller, es fundamental no subestimar el valor de la interacción cara a cara. Si bien las tecnologías innovadoras de comunicación como la videoconferencia y los documentos compartidos constituyen una herramienta útil orientadas a facilitar el teletrabajo, el contacto cara a cara en este taller permite explotar al máximo las actividades y recabar toda la información que se tiene como objetivo. Es condición “sine qua non” la presencia y participación activa de todas las personas convocadas a este taller.

Checklist para la Incepción

  • Seleccionar los participantes (grupos de interés y usuarios activos)
  • Proporcionar la agenda para todo el taller
  • Facilitadores con experiencia
  • Reservar el “war room” (mantener la misma habitación asiganada durante todo el período del taller, y garantizar que el material allí dispuesto no se mueva).
  • Rotafolio, tarjetas, Post-it de diversos colores, papel A4 y lápices/marcadores/sharpees para cada participante.
  • Coffee break

La técnica: Lean Inception

Lean Inception es una técnica para entender y planificar la entrega incremental del MVP. La técnica organiza ideas y características en un modelo que busca entender el propósito principal del producto, teniendo en cuenta los usuarios y la entrega temprana. Con una secuencia de actividades rápidas y eficaces, se logra levantar los desafíos técnicos, consideraciones tradicionales de diseño, requisitos de prueba, las estimaciones, el alcance , la capacidad y la planificación detallada del proyecto.

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