Se você já participou de uma Lean Inception presencial, sabe que há muitos desafios a serem superados durante os dias de workshop. E quando se faz necessária a realização de uma Lean Inception remota, fica mais desafiador ainda.

Mas, calma, não precisa ficar preocupado ou se desanimar! Existem várias razões para realizar uma inception remota. Muitas vezes, por exemplo, é só dessa maneira que todo o time consegue estar presente. Mesmo que não seja fisicamente, a participação de todos nessa etapa inicial do trabalho é extremamente importante.

Então, nesses casos, como se preparar para que tudo flua da melhor maneira possível? Confira a seguir alguns dos obstáculos que você pode encontrar como pessoa facilitadora de uma Lean Inception remota e também sugestões de como solucionar esses problemas. É importante lembrar que a “receita” da inception ideal dependerá de cada time, mas você pode adequar as ideias que serão apresentadas a seguir para a sua realidade.

Desafio do brainstorm remoto

O primeiro ponto é que os brainstorms (tão recorrentes durante a Lean Inception) são bem mais ricos presenciais. Quando estão todos fisicamente na mesma sala, acontecem conversas paralelas e, com isso, surgem mais ideias. Ao fazer remotamente, o nível da conversa paralela e, consequentemente, o do brainstorm, reduz. Por isso, é muito importante que a facilitadora instigue o time a compartilhar todas as ideias, mesmo que isso leve mais tempo, e exija mais regras e preparação.

Para obter um bom brainstorm remoto, a facilitadora deve se programar para combinar técnicas de facilitação com o uso adequado das ferramentas. Por exemplo:

  1. Dividir o grupo em breakout rooms (funcionalidade de ferramentas de Videoconferência como o Zoom) usar a técnica ‘Você faz, eu faço também, depois comparamos’,
  2. Retornar todos para mesma sala no na ferramenta de Videoconferência, fazer um ‘Fale & Agrupe’;
  3. Realizar uma ‘Formação do Aquário’ para os ajustes finais do resultado do brainstorm.

Improvisar remotamente é mais difícil!

Quando se é a facilitadora, você encontra uma barreira a mais: a perda do improviso após o início de uma atividade. Para se preparar para isso, é importante ter regras claras sobre como cada etapa vai funcionar e também uma gestão do tempo bem precisa de quanto será necessário para cada atividade.

Enquanto a facilitação presencial é mais descontraída – a facilitadora consegue sentir o ambiente, fazer as gestões do tempo, esclarecer potenciais dúvidas e instigar o time para chegar no resultado –, as instruções para as atividades remotas precisam ser mais claras.

O melhor a fazer é ser objetivo. Por exemplo: “a atividade funcionará assim, precisamos nos dividir em três grupos e em 15 minutos todos devem voltar à sala principal para compartilhar os resultados”. Presencialmente você consegue acompanhar se o tempo estipulado foi ou não o suficiente. Você consegue caminhar entre as mesas e improvisar – dar mais tempo, reduzir o tempo estipulado, compartilhar algo com todos grupos de uma só vez.

No remoto, como facilitadora, você perde a capacidade de caminhar entre as mesas, de sentir a energia do grupo, de perceber as reações durante a atividade e improvisar. O controle do tempo e as regras devem ser mais explícitas, e esclarecedoras. No remoto, esclarecimentos e interrupções durante uma atividade atrapalham mais do que ajudam.

Busque mais energia

Outro aspecto muito importante é sobre os energizers e as atividades quebra-gelo. Quando estamos trabalhando presencialmente, rodar uma ou duas dessas atividades por dia é o suficiente. Isso porque as pessoas interagem umas com as outras fora da sala da inception. Seja tomando café, almoçando ou indo embora juntas, existe uma interação social que a inception remota não proporciona.

A interação interpessoal além do trabalho faz muito diferença pois, no segundo ou no terceiro dia, os participantes já costumam estar confortáveis entre eles. Então, como resolver isso remotamente?

Voce deve incentivar mais interação social durante as sessões do workshop. Por exemplo, se você tem seis horas de trabalho por dia, provavelmente vai usar pelo menos uma realizando atividades para as pessoas se conhecerem. Pode parecer muito, mas é um tempo super bem gasto. Isso melhora e interação entre as pessoas, fazendo-as mais efetivas.

Então adicione essas atividades – energizers, quebra-gelo e team building —  à agenda da sua inception. Lembre-se:

A base do sucesso da Lean Inception é o relacionamento entre as pessoas, não podemos agir como robôs que só trabalham.

Breaks curtos e frequentes

Você também precisará realizar breaks mais frequentes (exemplos: 5 minutos a cada meia hora, ou 10 minutos a cada hora). Sugiro utilizar a técnica Pomodoro: 25 minutos trabalhando e 5 minutos de pausa.

Em inceptions presenciais, colamos post-its nas paredes, mudamos de grupo, estamos sempre nos movendo. No remoto, ficamos sentados numa cadeira, olhando para uma tela. Isso não é saudável, especialmente em workshops extensos, como a inception. Além dos blocos de intervalos longos – como o horário de almoço e outros breaks longos –, faça muitos breaks curtos e frequentes: muitos pomodoros.

Prepare sua caixa de ferramentas

Escolha previamente qual ferramental você irá utilizar e não adicione ferramentas “à toa”, correndo o risco delas ficarem genéricas.

Não faça isso: Já que eu tenho um martelo, vou pregar esse parafuso.

Você não precisa usar uma só ferramenta para tudo, mas cada uma das escolhidas deve ter um propósito e uma função diferente e bem definida.

Eu costumo pensar nas seguintes seis categorias para escolher as ferramentas remotas:

  • Compartilhamento de arquivos
  • Comunicação em tempo real
  • Mensagens assíncronas
  • Organização das tarefas
  • Colaboração visual
  • Retrospectivas e energizers

Segue um exemplo das ferramentas remotas que usei em uma inception recente: o Zoom para comunicação em tempo real, Mural para a colaboração visual, o FunRetrospectives para retrospectivas e energizers, Google drive para o compartilhamento dos arquivos e o Jira para a organização das tarefas.

Tente sempre simplificar o uso dessas ferramentas. Por exemplo: se durante a inception a equipe gerar uma lista de algo importante, você pode usar o google sheet e, depois, ele já vira um documento pós-inception.

Esclareça previamente a agenda e as atividades

A Lean Inception já tem uma agenda bem específica. Então compartilhe a agenda e as atividades da Lean Inception com os participantes com antecedência.

Esclareça todas e quaisquer dúvidas antes da inception. Além disso, no kick-off da inception, faça uma apresentação sucinta do objetivo e agenda da inception. Dessa forma, o trabalho fluirá melhor durante sua inception remota.

Imprevistos acontecem

E, por último, mas não menos importante, tenha um planejamento “e se”. “E se o Zoom falhar? E se a principal stakeholder não conseguir se conectar? E se a facilitadora não conseguir estar presente em um dia?”. Tente antecipar imprevistos, busque soluções para eles e apresente esse planejamento para o time logo no início da inception. Dependendo do tamanho e da importância do projeto, tenha ferramentas “na manga” que poderão substituir a principal se necessário.

Pode parecer difícil realizar uma Lean Inception remota, mas é totalmente possível e é tão importante quanto a presencial. Siga as dicas deste post para se preparar da melhor maneira possível!

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